Tietosuojaseloste

Avaa.io-palvelualustan käyttäjätietorekisteri

Voimassa 1.1.2020 lähtien ja ovat voimassa toistaiseksi. Avaa Solutions Oy voi milloin tahansa muuttaa näitä käyttöehtoja.

1. Rekisterinpitäjä

Avaa Solutions Oy
Y-tunnus:
3143223-6

Onkilahdenkatu 5, 65200 Vaasa
Puh: 0600 418722 

www.avaa.io 

 

2. Yhteyshenkilö

Mikko Juusola
Onkilahdenkatu 5, 65200 Vaasa
Puh: 0600 418722

support@avaa.io

 

3. Rekisterin nimi

Avaa.io käyttäjärekisteri

 

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Tarjotaksemme palveluitamme ja täyttääksemme sopimussuhteisiin perustuvat velvollisuutemme

Käsittelemme henkilötietoja ensisijaisesti tarjotaksemme palvelut käyttäjillemme sekä harjoittaaksemme, ylläpitääksemme ja kehittääksemme liiketoimintaamme. Joissakin tapauksissa henkilötietoja voidaan käsitellä sopimussuhteeseen perustuvan velvollisuuden täyttämiseksi käyttäjää kohtaan. Mikäli käyttäjä ottaa yhteyttä asiakaspalveluumme tai isännöitsijän asiakaspalveluun, käytämme annettuja tietoja kysymyksiin vastaamisessa ja mahdollisten ongelmien ratkaisemisessa. Lisäksi henkilötietoja saatetaan käsitellä parhaan mahdollisen vaihtoehdon löytämiseksi käyttäjälle eri tilanteissa asiakkaanamme, sekä tarkoituksissa kehittää palveluitamme ja tarjota lisäpalveluja. Avaa.io ja taloyhtiöiden toimijat voivat käsitellä henkilötietoja ottaakseen yhteyttä käyttäjiin liittyen palvelualustan palveluihin ja ilmoittaakseen palveluita koskevista muutoksista.

Applikaatio sisältää Avaa.io-palvelualustalle rekisteröityneiden käyttäjien henkilötietoja sekä heidän omistamaansa tai hallinnoimaansa rakennukseen, huoneistoon tai muuhun tilaan liittyviä tietoja. Lisäksi Avaa.io-palvelualustalla hallinnoidaan taloyhtiön lakisääteisiä tehtäviä vaativia henkilötietoja isännöitsijän tai taloyhtiön hallituksen toimesta. Alustaa käyttävät taloyhtiöt vastaavat henkilötietojen käsittelystä, tai on valtuuttanut isännöitsijän huolehtimaan rekistereidensä ylläpidosta. Avaa.io toimii palveluntarjoajana sekä isännöitsijälle että taloyhtiölle että loppukäyttäjäjille ja yhteistyökumppaneille.

Henkilötietojen käsittelyjen peruste voidaan määritellä seuraavia tarkoituksia varten:

  • Palveluun rekisteröityneen käyttäjän omien tietojen hallinnointi.
  • Palvelun käyttäjälle tuottamien palveluiden hallinnointi ja tuottaminen eli asiakassuhteen hoitaminen, hallinta ja kehittäminen.
  • Tunnistautuminen ja asiakastapahtumien varmentaminen
  • Taloyhtiön hallinnon hoito ja tehostaminen.
  • Tilastointi ja älykkään analytiikan tuottaminen edellä mainittuja tarkoituksia varten. Pyrimme käyttämään tähän tarkoitukseen anonyymia tietoa, josta henkilöä ei voida tunnistaa.
  • Rekisterinpitäjän liiketoiminnan kehittäminen ja siihen liittyvän asiakaspalvelun kehittäminen.
  • Asiakassuhteiden hoitaminen ja kehittäminen.
  • Kumppanisuhteiden hoitaminen ja kehittäminen
  • Tutkimus- ja kehitystoiminta. Palveluun rekisteröityneiden käyttäjien palveluihin ja palvelupisteisiin liittyvien valintojen ja toiveiden seuraaminen, analysointi, profilointi sekä tähän liittyvä asiakaspalvelun kehittäminen.
  • Palveluiden kohdentaminen.
  • Varmistaaksemme, että käyttäjän antamat tiedot ovat oikeita
  • Noudattaaksemme lakisääteisiä velvoitteitamme

Henkilötietoja ei luovuteta asumistyhteisöjen toimijoiden ulkopuolelle ilman käyttäjän lupaa.

Henkilötietojen käsittely perustuu Avaa.io-palvelualustaa koskevaan sopimukseen tai rekisteröidyn henkilön antamaan suostumukseen.

 

5. Rekisteröidyt henkilöryhmät

Avaa.io-palvelualustalla henkilöt ryhmitellään asumisyhteisöiden roolien mukaan ja oikeudet käyttää palveluita määritellään oikeuksien mukaisesti.

 

6. Henkilötietojen lähde

Tiedostat ja ymmärrät, että rekisteröitymällä palveluumme, valtuutat meidät sekä asumisyhteistön hallinnon käsittelemään antamiasi tietoja ja toteuttamana työtehtäviään, sekä soveltuvien lakien mukaisesti pyytämään lisätietoja kolmansien osapuolten rekistereistä, jotka ovat tarpeellisia ollaksemme varmoja henkilöllisyydestäsi sekä mahdollisia toimeksiantoja koskevien tietojen arvioinnissa ja varmentamisessa. Henkilötietoja kerätään muista järjestelmistä rajapintojen avulla sekä palvelun käyttäjältä (rekisteröidyltä) itseltään, kun hän rekisteröityy palveluun ja käyttää palvelua. Palvelun kautta näytetään tietoja, jotka ovat voineet syntyä julkisen sektorin ja muilta rajapinnoilta haetuilta tiedoilta. Taloyhtiön ja isännöitsijän aikaisemmista rekisteriteistä tai on käyttäjän itse antamia tietoja. Rekisteröitymällä käyttäjä antaa luvan hakea häntä koskevia tietoja kolmansien osapuolten rajapinnoilta. Avaa.io voi tämän Tietosuojaselosteen mukaisissa tarkoituksissa kerätä henkilötietoja ainakin seuraavista luotettavista lähteistä:

Käyttäjiltä itseltään

Rekisterinpitäjän ja sen kanssa samaan konserniin kuuluvien yhtiöiden tai niiden yhteistyökumppaneiden rekistereistä

Väestötietojärjestelmästä

Huoneistotietojärjestelmästä

Maanmittauslaitokselta

Käyttäjien luottotietoja tarjoavista lähteistä

Suoramarkkinointiliiton ylläpitämistä kieltorekistereistä

Muista vastaavista julkisista ja yksityisistä rekistereistä

Viranomaisten ylläpitämistä tietokannoista lain mukaisin tavoin.

Omistustietojen, asukastietojen ja muiden tilojen ja kiinteistöjen hallinnointiin liittyvät tiedonpäivittämisen, ajantasaisuuden ja varmistamisen sekä palvelun käyttöoikeuksien hallinnan vastuussa on taloyhtiön valitsema isännöintitoimisto, joka on Avaa.io palvelualustan käyttäjä.

 

7. Rekisterin tietosisältö

Palveluun rekisteröityneestä käyttäjästä voidaan kerätä ja tallettaa muun muassa seuraavia tietoja:

  • Nimi, henkilötunnus, käyttäjätunnus, salasana, osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite, laskutusyhteystiedot, asuinkumppanit, aiemmat asumisyhteisötiedot
  • Tavanomaiset isännöintiin liittyvät rakennuksien tai huoneistojen tiedot, kuten esimerkiksi kerrosten lukumäärä, rakennusvuosi, sijainti, neliömäärä, omistus- ja vuokraustiedot, lainaosuus, vuokra- ja vastikereskontratiedot
  • Kohteiden huoltohistoria
  • Käyttäjän itse antamia tietoja ja esimerkiksi kuvia, muistiinpanoja
  • Palvelun toteuttamiseen sekä palveluiden käyttöä koskevat tiedot, kuten selailu- ja hakutiedot, kommunikointi, käyttäjien keskinäinen yhteydenpito, palvelupyynnöt, kalenteritapahtumat, palveluun tallennetut kuvat, asiakirjat ja muut dokumentit, sekä tiedot asuntojen ja muiden tilojen ostaja/omistajalistoista, isännöitsijöistä ja isännöintiä harjoittavista henkilöistä, hallituksista sekä muista asumisyhteisöjen toimijoista.
  • Rekisteröidyn itse tuottama tai häntä koskevat tiedot

Rekisterissä lisäksi käsitellään käyttäjäsuhteeseen liittyviä muita tietoja, kuten

Asiakassuhteen ja asumisyhteisöjen eri tilojen omistusten ja vuokrasuhteiden alkamis- ja päättymisajankohdat sekä asunnon ja kiinteistön perustiedot. Laskutukseen ja perintään liittyvät tiedot. Asiakkuuteen liittyvä yhteydenpito ja viestintä eri kanavissa (esim. reklamaatiot ja palautteet) rekisterinpitäjän kanssa. Aaikäisen henkilön osalta huoltajan kanssa käyty yhteydenpito ja sopimuksetja suostumukset henkilötietojen käsittelyyn, ellei alaikäinen vähintään 15-henkilö ole erikseen kieltänyt tällaisten tietojen käsittelyä.

 

8. Henkilötietojen suojaus, tietojen säilytysaika ja käyttäjän oikeudet

Rekisterin sisältämien tietojen näkemiseen ja muokkaamisen ovat oikeutettuja vain ne käyttäjät, jotka työnsä puolesta on oikeus käsitellä käyttäjätietoja sekä taloyhtiöiden hallitusten lakisääteiset oikeudet ja velvollisuudet. Lisäksi käyttäjät voivat itse ilmoittaa edustajan omalle käyttäjätililleen, jonka isännöintikäyttäjät päivittävät ja ylläpitävät. Järjestelmät ovat suojattu palomuurein, salasanoin, vahvalla käyttäjien tunnistuksella, tietoliikenteen salauksilla rekisterin pitäjän ylläpitääkseen korkeinta mahdollista tietoturvaa. Rekisterin tietokantaan on käyttöoikeus vain niillä rekisterinpitäjän palveluksessa olevilla työntekijöillä, ammatinharjoittajilla ja muilla henkilöillä, jotka tarvitsevat tehtävissään pääsyn tietokantaan. Heillä on käytössään käyttäjätunnukset ja salasanat. Tiedot sijaitsevat kolmannen osapuolen suojatuissa tietojärjestelmissä palvelimilla, jotka sijaitsevat fyysisesti ETA-alueella.

Säilytämme käyttäjien henkilötietoja ainoastaan niin kauan kuin lainsäädäntö vaatii tai kun edellämainittujen käyttötarkoituksien toteutus vaatii. Henkilötietoja säilytetään asiakassuhteen päättymisen jälkeen, kunnes käyttäjäkumppanien velvoitteet ja muut osapuolten väliset sopimukset ja lainsäädäntöön perustuvat velvollisuudet ovat suoritettu. Näitä lainsäädännöllisiä velvollisuuksia ovat muun muassa asuntokauppa-, vuokraus-, kuluttajansuoja- ja kirjanpitolaeissa määritellyt säilytysajat ja vastuuajat. Tietojen säilytyksestä ja tietojen poistosta vastaa Avaa.io palvelualustaa käyttävä isännöintitoimisto tai muu yhteistyökumppani, joka on asumisyhteisön tai yksittäisen käyttäjän kanssa sopimussuhteessa. Käyttäjäsuhteen päättymisestä tulee erikseen ilmoittaa rekisterinpitäjälle. Suoritamme käyttäjän pyynnön mukaiset toimenpiteet, mikäli meillä ei ole oikeutettua ja lainmukaista syytä olla poistamatta tietoja. Kun aktiiviset tiedot on poistettu tai anonymisoitu, kaikki jäännöskappaleet eivät välttämättä poistu välittömästi kaikista palvelimistamme taikka varmuuskopio- ja muista varajärjestelmistämme. Tällaiset kappaleet poistetaan heti kun se on mahdollista. Avaa.io voi käyttäjäsuhteen päättymisen jälkeen säilyttää anonymisoituja tietoja edellisissä kappaleissa mainittuja syitä varten pitempään kuin laki määrää. Avaa.io:lla on oikeus säilyttää rakennusta tai huoneistoa tai muuta asumisyhteisön tilaa koskevia rakenne- ja järjestelmätietoja sekä julkiset tai muuten yleisesti saatavilla olevat tiedot rakennuksesta tai huoneistosta käyttäjien henkilötietojen poistamisen tai anonymisoinnin jälkeenkin.

Käyttäjällä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti oikeus vastustaa tai pyytää tietojensa käsittelyn rajoittamista, peruuttaa antamansa suostumukset sekä tehdä kantelu henkilötietojen käsittelystä paikalliselle tietosuoja-asioiden valvontaviranomaiselle. Tietojen kohteella on oikeus saada henkilötietonsa meiltä jäsennellyssä ja yleisesti käytetyssä muodossa sekä itsenäisesti siirtää tiedot kolmannelle osapuolelle. Edellä mainitut pyynnöt voidaan tehdä kohdassa 2 mainitulle yhteyshenkilölle. Tietosuojan varmistamiseksi asiakkaan on pyydettäessä todistettava henkilöllisyytensä.

 

9. Evästeet (cookies)

Yhtiön verkkosivuilla käytetään evästeitä (cookies). Evästeiden avulla seurataan kävijäliikennettä, kehitetään palveluiden laatua, sekä räätälöidään palveluiden ja markkinointiviestien sisältöjä. Käyttäjät voivat estää evästeiden käytön selaimessaan tai asettaa selaimensa varoittamaan, kun evästeitä yritetään asentaa. Lisätietoja evästeiden hallinnoinnista on saatavilla verkossa. Palvelumme käyttävät Google Analyticsia sekä Firebasea ja muita verkkoanalytiikkatyökaluja kootakseen teknisiä tietoja ja raportteja käyttäjien palveluiden käytöstä, jotta voimme parantaa palvelujamme.

 

10. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.