Tietosuojaseloste

Avaa.io-palvelualustan käyttäjätietorekisteri

Voimassa 1.1.2020 lähtien ja ovat voimassa toistaiseksi. Avaa Solutions Oy voi milloin tahansa muuttaa näitä käyttöehtoja.

1. Rekisterinpitäjä

Alustapalvelun käyttäjärekisterin rekisterinpitäjä:

Avaa Solutions Oy
Y-tunnus: 3143223-6
Rantakatu 99, 65100 Vaasa
www.avaa.io 

Muiden rekisterien rekisterinpitäjät:

Alustapalvelua käyttävät isännöintitoimistot ja taloyhtiöt ovat taloyhtiöiden tietojen rekisterinpitäjiä ja vastaavat alustapalveluun tallentamiesa tietojen käsittelystä. Avaa Solutions Oy toimii näiden rekisterien osalta tietojenkäsittelijä-roolissa tarjoamalla alustapalvelun tietojen käsittelyyn. Tämä tietosuojaseloste koskee Avaa.io palvelualustan käyttäjärekisteriä, ja on sovellettavissa myös isännöintitoimistojen ja taloyhtiöiden omien rekistereiden ylläpitoon.

2. Yhteys

Avaa Solutions Oy
Rantakatu 99, 65100 Vaasa
support@avaa.io

3. Rekisterin nimi

Avaa.io käyttäjärekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Tarjotaksemme palveluitamme ja täyttääksemme sopimussuhteisiin perustuvat velvollisuutemme

Käsittelemme henkilötietoja ensisijaisesti tarjotaksemme palvelut käyttäjillemme sekä harjoittaaksemme, ylläpitääksemme ja kehittääksemme liiketoimintaamme. Joissakin tapauksissa henkilötietoja voidaan käsitellä sopimussuhteeseen perustuvan velvollisuuden täyttämiseksi käyttäjää kohtaan. Mikäli käyttäjä ottaa yhteyttä asiakaspalveluumme tai isännöitsijän asiakaspalveluun, käytämme annettuja tietoja yhteydenottoon liittyviin kysymyksiin vastaamisessa ja mahdollisten ongelmien ratkaisemisessa. Lisäksi henkilötietoja saatetaan käsitellä parhaan mahdollisen vaihtoehdon löytämiseksi käyttäjälle eri tilanteissa asiakkaanamme ja isännöintitoimiston asiakkaana, sekä tarkoituksissa kehittää palveluitamme ja tarjota lisäpalveluja. Avaa.io ja taloyhtiöiden toimijat voivat käsitellä henkilötietoja ottaakseen yhteyttä käyttäjiin liittyen palveluihin ja ilmoittaakseen palveluita koskevista muutoksista. Tietoja voidaan välittää taloyhtiön yhteistyökumppaneille palveluiden toteuttamisen ja palvelun laadun takaamiseksi, esimerkiksi kiinteistöhuollolle.

Palvelualusta sisältää Avaa.io-palvelualustalle rekisteröityneiden käyttäjien henkilötietoja sekä heidän omistamaansa tai hallinnoimaansa rakennukseen, huoneistoon tai muuhun tilaan liittyviä tietoja ja näihin liittyviä lisätietoja. Avaa.io-palvelualustalla hallinnoidaan taloyhtiön lakisääteisiä tehtäviä vaativia henkilötietoja isännöitsijän tai taloyhtiön hallituksen toimesta. Alustaa käyttävät taloyhtiöt vastaavat henkilötietojen käsittelystä, tai on valtuuttanut isännöitsijän huolehtimaan rekistereidensä ylläpidosta. Avaa.io toimii palveluntarjoajana alustapalvelun kautta isännöitsijälle sekä taloyhtiölle että loppukäyttäjäjille ja taloyhtiön yhteistyökumppaneille. 

Henkilötietojen käsittelyjen peruste voidaan määritellä seuraavia tarkoituksia varten:

• Palveluun rekisteröityneen käyttäjän omien tietojen hallinnointi.
• Palvelun käyttäjälle tuottamien palveluiden hallinnointi ja tuottaminen eli asiakassuhteen hoitaminen, hallinta ja kehittäminen.
• Tunnistautuminen ja asiakastapahtumien varmentaminen
• Taloyhtiön hallinnon hoito ja tehostaminen.
• Isännöintitoimistojen ja taloyhtiöiden toiminnan kehittäminen ja näihin liittyvän asiakaspalvelun kehittäminen.
• Asiakassuhteiden hoitaminen ja kehittäminen.
• Kumppanisuhteiden hoitaminen ja kehittäminen ja palveluiden tarjoamisen kehittäminen.
• Tutkimus- ja kehitystoiminta. Palveluun rekisteröityneiden käyttäjien palveluihin ja palvelupisteisiin liittyvien valintojen ja toiveiden tilastointi, analysointi, profilointi sekä tähän liittyvä asiakaspalvelun ja toimintojen kehittäminen. Tilastointi ja älykkään analytiikan tuottaminen, tieteellisen tutkimuksen teko. 
• Palveluiden kohdentaminen.
• Varmistaaksemme, että käyttäjän antamat tiedot ovat oikeita
• Noudattaaksemme lakisääteisiä velvoitteitamme

Henkilötietoja ei luovuteta asumisyhteisöjen kanssa toimivien tahojen ulkopuolelle ilman käyttäjän lupaa. Isännöintitoimistot ja taloyhtiöt ja taloyhtiöiden henkilöt vastaavat palvelun käyttöön liittyvistä valinnoista, Avaa Solutions toimii mahdollistavana alustana valintojen tekemiseen ja toimintojen toteuttamiseen.

Henkilötietojen käsittely perustuu Avaa.io-palvelualustaa koskevaan sopimukseen tai rekisteröidyn henkilön antamaan suostumukseen.

5. Rekisteröidyt henkilöryhmät

Avaa.io-palvelualustalla henkilöt ryhmitellään asumisyhteisöiden roolien mukaan ja oikeudet käyttää palveluita määritellään oikeuksien mukaisesti.

6. Henkilötietojen lähde

Tiedostat ja ymmärrät, että rekisteröitymällä palveluumme, valtuutat meidät sekä asumisyhteistön hallinnon käsittelemään antamiasi tietoja ja toteuttamana työtehtäviään, sekä soveltuvien lakien mukaisesti pyytämään lisätietoja kolmansien osapuolten rekistereistä, jotka ovat tarpeellisia ollaksemme varmoja henkilöllisyydestäsi sekä mahdollisia toimeksiantoja koskevien tietojen arvioinnissa ja varmentamisessa. Henkilötietoja kerätään muista järjestelmistä rajapintojen avulla sekä palvelun käyttäjältä (rekisteröidyltä) itseltään. Palvelun kautta näytetään tietoja, jotka ovat voineet syntyä julkisen sektorin, ja muilta rajapinnoilta haetuilta tiedoilta. Taloyhtiön ja isännöitsijän aikaisemmista rekistereistä tai on käyttäjän itse antamia tietoja. Rekisteröitymällä käyttäjä antaa luvan hakea häntä koskevia tietoja kolmansien osapuolten rajapinnoilta. Avaa.io voi tämän Tietosuojaselosteen mukaisissa tarkoituksissa kerätä henkilötietoja ainakin seuraavista luotettavista lähteistä:

• Käyttäjiltä itseltään
• Rekisterinpitäjän ja sen kanssa samaan konserniin kuuluvien yhtiöiden tai niiden yhteistyökumppaneiden rekistereistä
• Väestötietojärjestelmästä
• Huoneistotietojärjestelmästä
• Maanmittauslaitokselta
• Käyttäjien luottotietoja tarjoavista lähteistä
• Suoramarkkinointiliiton ylläpitämistä kieltorekistereistä
• Muista vastaavista julkisista ja yksityisistä rekistereistä
• Viranomaisten ylläpitämistä tietokannoista lain mukaisin tavoin.

Omistustietojen, asukastietojen ja muiden tilojen ja kiinteistöjen hallinnointiin liittyvät tiedonpäivittämisen, ajantasaisuuden ja varmistamisen sekä palvelun käyttöoikeuksien hallinnan vastuussa on taloyhtiön valitsema isännöintitoimisto tai taloyhtiö itse, joka on Avaa.io palvelualustan käyttäjä.

7. Rekisterin tietosisältö

Palveluun rekisteröityneestä käyttäjästä voidaan kerätä ja tallettaa muun muassa seuraavia tietoja:

• Nimi, henkilötunnus, käyttäjätunnus, salasana, osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite, laskutusyhteystiedot, asuinkumppanit, aiemmat asumisyhteisötiedot
• Tavanomaiset isännöintiin liittyvät rakennuksien tai huoneistojen tiedot, kuten esimerkiksi kerrosten lukumäärä, rakennusvuosi, sijainti, neliömäärä, omistus- ja vuokraustiedot, lainaosuus, vuokra- ja vastikereskontratiedot
• Kohteiden huoltohistoria
• Käyttäjän itse antamia tietoja ja esimerkiksi kuvia ja muistiinpanoja
• Palvelun toteuttamiseen sekä palveluiden käyttöä koskevat tiedot, kuten selailu- ja hakutiedot, kommunikointi, käyttäjien keskinäinen yhteydenpito, palvelupyynnöt, kalenteritapahtumat, palveluun tallennetut kuvat, asiakirjat ja muut dokumentit, sekä tiedot asuntojen ja muiden tilojen ostaja/omistajalistoista, isännöitsijöistä ja isännöintiä harjoittavista henkilöistä, hallituksista sekä muista asumisyhteisöjen toimijoista.
• Rekisteröidyn itse tuottama tai häntä koskevat tiedot

Rekisterissä voidaan lisäksi käsitellään käyttäjäsuhteeseen liittyviä muita tietoja.

Asiakassuhteen ja asumisyhteisöjen eri tilojen omistusten ja vuokrasuhteiden alkamis- ja päättymisajankohdat sekä asunnon ja kiinteistön perustiedot. Laskutukseen ja perintään liittyvät tiedot. Asiakkuuteen liittyvä yhteydenpito ja viestintä eri kanavissa (esim. reklamaatiot ja palautteet) rekisterinpitäjän kanssa. Alaikäisen henkilön osalta huoltajan kanssa käyty yhteydenpito ja sopimukset ja suostumukset henkilötietojen käsittelyyn, ellei alaikäinen vähintään 15-henkilö ole erikseen kieltänyt tällaisten tietojen käsittelyä.

8. Henkilötietojen suojaus, tietojen säilytysaika ja käyttäjän oikeudet

Rekisterin sisältämien tietojen näkemiseen ja muokkaamisen ovat oikeutettuja vain ne käyttäjät, jotka työnsä puolesta on oikeus käsitellä käyttäjätietoja sekä taloyhtiöiden hallitusten lakisääteiset oikeudet ja velvollisuudet. Lisäksi käyttäjät voivat itse ilmoittaa edustajan omalle käyttäjätililleen, jonka isännöintikäyttäjät päivittävät ja ylläpitävät. Järjestelmät ovat suojattu palomuurein, salasanoin, vahvalla käyttäjien tunnistuksella, tietoliikenteen salauksilla korkeimman mahdollisimman tietoturvan ylläpitämiseksi. Rekistereihin on käyttöoikeus vain niillä rekisterinpitäjän palveluksessa olevilla käyttäjillä ja työntekijöillä, ammatinharjoittajilla ja muilla henkilöillä, jotka tarvitsevat tehtävissään pääsyn tietoihin, sekä taloyhtiön puolelta heillä jotka tarvitsevat lakisääteisten velvoitten takia pääsyn. Heillä on käytössään käyttäjätunnukset ja salasanat. Tiedot sijaitsevat kolmannen osapuolen suojatuilla palvelimilla, jotka sijaitsevat fyysisesti ETA-alueella.

Rekisterinpitäjät säilyttävät käyttäjien henkilötietoja ainoastaan niin kauan kuin lainsäädäntö vaatii tai kun edellämainittujen käyttötarkoituksien toteutus vaatii. Henkilötietoja säilytetään asiakassuhteen päättymisen jälkeen, kunnes käyttäjäkumppanien velvoitteet ja muut osapuolten väliset sopimukset ja lainsäädäntöön perustuvat velvollisuudet ovat suoritettu. Näitä lainsäädännöllisiä velvollisuuksia ovat muun muassa asuntokauppa-, vuokraus-, kuluttajansuoja- ja kirjanpitolaeissa määritellyt säilytysajat ja vastuuajat. Tietojen säilytyksestä ja tietojen poistosta vastaa Avaa.io palvelualustaa käyttävä isännöintitoimisto tai muu yhteistyökumppani, joka on asumisyhteisön tai yksittäisen käyttäjän kanssa sopimussuhteessa. Käyttäjäsuhteen päättymisestä tulee erikseen ilmoittaa rekisterinpitäjälle ja alustapalvelun tarjoajalle. Suoritamme käyttäjän pyynnön mukaiset toimenpiteet, mikäli meillä ei ole oikeutettua ja lainmukaista syytä olla poistamatta tietoja. Kun aktiiviset tiedot on poistettu tai anonymisoitu, kaikki jäännöskappaleet eivät välttämättä poistu välittömästi kaikista palvelimistamme taikka varmuuskopio- ja muista varajärjestelmistämme. Tällaiset kappaleet poistetaan heti kun se on mahdollista. Avaa.io voi käyttäjäsuhteen päättymisen jälkeen säilyttää anonymisoituja tietoja edellisissä kappaleissa mainittuja syitä varten pitempään kuin laki määrää. Avaa.io:lla on oikeus säilyttää rakennusta tai huoneistoa tai muuta asumisyhteisön tilaa koskevia rakenne- ja järjestelmätietoja sekä julkiset tai muuten yleisesti saatavilla olevat tiedot rakennuksesta tai huoneistosta käyttäjien henkilötietojen poistamisen tai anonymisoinnin jälkeenkin.

Käyttäjällä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti oikeus vastustaa tai pyytää tietojensa käsittelyn rajoittamista, peruuttaa antamansa suostumukset sekä tehdä kantelu henkilötietojen käsittelystä tietosuoja-asioiden valvontaviranomaiselle. Tietojen kohteella on oikeus saada henkilötietonsa, sekä itsenäisesti siirtää tiedot kolmannelle osapuolelle halutessaan. Edellä mainitut pyynnöt voidaan tehdä kohdassa 2 mainituille yhteystiedoille. Tietosuojan varmistamiseksi asiakkaan on pyydettäessä todistettava henkilöllisyytensä. Alustapalveluntarjoaja välittää pyynnöt vastuulliselle isännöintitoimistolle ja/tai taloyhtiölle, mikäli tietojen käsittelyyn liittyvät tiedot liittyvät heidän tehtäviin ja vastuualueisiin.

9. Evästeet (cookies)

Yhtiön verkkosivuilla käytetään evästeitä (cookies). Evästeiden avulla seurataan kävijäliikennettä, kehitetään palveluiden laatua, sekä räätälöidään palveluiden ja markkinointiviestien sisältöjä. Käyttäjät voivat estää evästeiden käytön selaimessaan tai asettaa selaimensa varoittamaan, kun evästeitä yritetään asentaa. Lisätietoja evästeiden hallinnoinnista on saatavilla verkossa. Palvelumme käyttävät Google Analyticsia sekä Firebasea ja muita verkkoanalytiikkatyökaluja kootakseen teknisiä tietoja ja raportteja käyttäjien palveluiden käytöstä, jotta voimme parantaa palvelujamme.

10. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Isännöintitoimistot ja taloyhtiöt rekisterinpitäjän ominaisuudessa hyväksyvät tietojen luovuttamattomuuden omalta osaltaan tämän tietosuojaselosteen hyväksymisellä.